浅析高校学生档案工作的开展及创新

来源：网络 时间：2022-03-19

　　高校学生档案是指各级各类高等院校对学生在校学习期间，参与各项实践活动过程中所形成、积累、归档保存的各种文字材料。它既涵盖了学生在校期间的个人简历、在校学籍登记表、毕业生登记表、学习成绩单以及学生参与各类社会实践活动、各项竞赛活动、个人艺术特长方面获奖等记录材料，又包括了学生在校期间的思想品德方面各类奖惩登记表等材料。

　　一、高校学生档案的管理特点

　　高校学生档案从学生录取时由人事部门接收并归档管理，实属人事档案的一个类别，具有其共性特点之外，在校期间的学生学习生活和创作实践等经历使其又具有以下管理领域的特点：

　　（一）高校学生档案管理的承接性

　　高校学生档案所记录的内容是每个人一生求学经历中非常重要的阶段，形成的记载材料也是人事档案不可或缺的重要组成部分。高校学生档案对了解一名学生基本情况、择业、发展等具有重要的参考价值，这就要求在此阶段所形成的各种材料要相对集中、全面以及翔实。从新生入学之日档案便会由学校人事部门接收，并进行检查、归档和保管，并对其早前形成的“考生档案材料”等进行完善和补充，此后的几年时间里学生在校期间所形成的各种材料都会不断地补充进学生的个人档案材料，学生毕业后，其在校期间所形成的学生档案便会按照有关规定，及时、有序、完整地进行承接转投到学生所在用人单位接收。学生档案将作为用人单位了解新进员工的重要途径和渠道，对学生日后的发展起到重要的支撑佐证作用。

　　（二）高校学生档案管理的差异性

　　高校学生档案从各级学历层次上大致分成专科生档案、本科生档案、研究生档案（又包括硕士、博士、博士后档案）等。按学生进校到毕业的自然年划分，又可分为考生档案、在校生档案、毕业生档案三大类。随着高校招生制度、现代化手段等不断推进发展，大多数考生档案已形成电子化档案管理模式，这就要求高校人事部门在接收新生入校档案时对考生电子档案进行必要的筛选，进行有针对性的分类逐级管理，为日后学生在校期间形成的档案和毕业档案材料的收集和归档做好起始工作，提供高质量的档案信息服务。

　　（三）高校学生档案管理的排他性

　　学生在校期间档案材料除考生档案材料外，还包括学习经历、生活经历、奖惩情况、社会实践经历以及毕业信息等。由于学生在校期间经历相对简单，所形成的学生档案材料总体呈现单一化特点，数量也相对较少。此外，高校学生档案在保管上与其他人事档案性质的保管工作有所区分，高校学生档案在管理上采取分阶段收集、集中管理、统一保存的管理办法。由学校人事部门统一管理，学生进入毕业阶段再由毕业就业部门统一进行管理、封装档案材料。学生毕业（升学）或参加社会工作后，随其人事关系的流转到新的学校或具体的用人单位。

　　二、高校学生档案工作的管理手段

　　高校学生档案具有承接性、差异性和排他性等特点。在校期间学生档案收集整理工作，应按照所经历的学习阶段、社会实践阶段、奖惩情况等不同环节进行有针对性、有差异化、有选择性的分步骤、分阶段的收集整理。院系各部门应积极配合档案管理部门做好学生在校期间的档案管理工作。具体可以涵盖以下几个方面：

　　（一）提高全院师生的档案管理认识

　　学生档案管理作为学校人才培养和学生德育建设的记录性基础环节，它是对学生在专业领域的学习、实践等环节的印证，同时又是学校教书育人，薪火相传的传承体现。为使学生档案工作应对不断发展变化的新特点，高校应切实加强学生档案管理，建立一支专、兼职相结合的学生档案工作管理队伍。除档案管理主体部门之外，各院（系）、行政和教辅等部门也应加深对学生档案管理工作的认识，把收集、整理学生在校期间的档案材料作为一项日常工作进行常态化管理。形成对学生档案管理从建章立制、规范化运作到常态化管理的工作思路。

　　（二）各部门联动，做好学生档案的收集整理

　　学生档案管理工作是一项依靠档案管理部门与其他职能部门联动配合的连贯性整体工作。它大致可按入校期、在校期和毕业期三个不同阶段进行管理。高校人事部门、各院系专兼职档案员对新生入校时的档案接收工作进行及时、有效的细分，确保不漏收一份档案材料。此外，学生档案材料中的学籍表、毕业生登记表、奖惩材料等应根据其所涉及的各部门进行联动式管理，有针对性的收集、整理，确保学生档案材料的完整性和丰富性。对于毕业生档案资料的集中归档、整理和转递工作单纯依靠档案管理部门难以在有限时间内完成，这就要求各职能部门工作人员积极协助配合，保证学生档案按时、准确的进入下一阶段的投递工作。

　　（三）利用各种媒体手段做好宣传工作

　　加强对学生档案管理的宣传力度，强化学生的档案意识。随着当今大学生就业自主权的加深出现出了各种灵活、隐性的就业趋势，不少毕业生在日后工作多年重返学校查询本人的档案事宜，这恰恰说明很多学生在校期间对自身人事档案认识并不清楚，也不够重视，使得很多学生在毕业之初没有认真处理毕业档案的落实工作，也出现了一些毕业生把档案寄存放在学校保管等情况，大学生弃档现象较为突出。针对上述问题，学校应利用一切媒体手段，通过宣传展板、橱窗、纸媒体和现代化媒体手段开展对档案基本知识的宣传普及，对学生档案重要性进行讲解，提高学生的档案意识，让更多的学生了解档案的重要性。特别是在学生毕业之际，通过校园网、宣传栏等载体对毕业生档案办理情况进行讲解，各院系辅导员和兼职档案员也要对学生档案工作进行指导和督促，确保学生正确对待档案的投递转出工作，保证毕业生今后的学习和工作发展。 　　（四）根据院系不同专业教学特点，丰富学生档案内容

　　学生在校期间的档案材料，除学籍表、毕业生登记表和成绩单等材料外，应逐步拓展、丰富学生档案内容。在收集整理学生档案材料的过程中根据不同教学形式呈现出不同的教学实践成果进行拓展收集，确保材料准确反映该学生学习经历，能够成为学生档案材料中的亮点。这就要求档案管理工作人员和各院系兼职档案员了解各院系课程设置和教学实践特点，从学科专业角度对学生在校期间形成的各项材料进行有针对性的筛选，对社会实践和创作中形成的具有代表性的教学成果及时的收集和整理，综合全面的材料归档能使其更贴近实际用人需求，更好地发挥其效用的同时也提升了学生档案的使用价值。既准确体现出学生档案的原始核心，又适时划分出适应社会需求的学生档案归档新范围。多元化的学生档案材料将帮助学生在日后的学习和择业中具有更多竞争力，也为社会企业、用人单位提供全面、真实、生动、广泛的档案材料。

　　三、拓展高校学生档案管理工作新路径

　　目前，高校学生档案内容从长远角度分析略显不够全面、学习经历特点不突出，这或多或少会影响学生日后的升学或就业发展。在进一步深化教育改革的形势下，高校学生档案在管理创新方面切实拓展学生档案管理新路径，进一步提升管理创新服务水平。

　　（一）注重时效性，使学生档案更具使用价值。在对学生档案的管理过程中，要进一步提高档案材料内容与学生实际学习经历的契合度，注重实现档案的使用价值与现实意义。加强宣传档案在学生成长、求学、就业等不同人生阶段中的重要性。其次，学生档案材料的归档不仅限于形式上，不仅注重一些常规信息的搜集，还必须兼顾学生的其他信息，如心理情况、个人素质体现、社会实践活动及实践操作技能方面的信息。通过教务处、学生处等各部门的配合，在收集和归档环节最大程度地反映学生的学习、生活情况，从而真正实现档案对学生、对用人单位、对社会的最大使用价值，提升档案的利用价值。

　　（二）利用现代化手段，逐步实现学生档案管理的技术化。随着教育改革的深入推进，为应对时代和社会发展的新要求，对学生档案的管理推行数字化技术，逐步形成对学生档案管理的信息化服务模式，提高学生档案管理的信息化水平。例如档案管理部门、教务处、学生处等部门利用计算机等信息化设备，通过建立电子档案数据库，实行统一格式的网上录入、收集和归档工作。通过信息化等手段的实施不仅提高学生档案管理的效率，又可提升学生档案管理工作的透明度和服务水平，最终突显了学生档案服务的职能特点。各部门通过利用信息化手段，对学生档案进行分类、分层次管理，提升档案管理的层次性与清晰度，使学生档案管理工作成为为学生、用人单位、社会服务的有力支撑。

　　（三）注重学生档案管理利用的双向性。学生毕业后用人单位对学生档案使用的信息反馈容易成为学生档案管理工作中被忽略的环节。通过对用人单位反馈信息的收集，可以进一步指导我们在学生档案管理工作开展的各个阶段进行有针对性的调整和改进。针对学生档案在用人单位的使用情况，经过一段时间的信息反馈，及时对用人单位的人才需求、职位招聘、岗位特点等信息进行汇总，从而结合本校各学科专业特点、社会实践经历等相关材料进行重新界定和收集，使学生档案在与用人单位的用人需求等方面形成良好对接，为今后学生毕业择业形成更具针对性的学生档案识别体系。

　　学生档案管理工作作为高校管理工作中的重要一环，面临着许多挑战，作为档案管理部门要抓住机遇，迎接挑战，不断促进学生档案管理工作的发展与创新。从而真正实现学生档案的效用和价值，更好地为学生、为学校、为社会提供更优质的服务。