档案潜在用户概念的定义方式及外延细分

来源：网络 时间：2022-03-19

　　潜在用户研究涉及多个学科，档案学也涉及其中。档案潜在用户研究始于1983年，至今已30多年，取得了一定的研究成果。但也存在一些问题与不足，其中“档案潜在用户”概念的外延划分不清是主要问题之一。本文对现有研究中涉及的“档案潜在用户”概念的定义方式及外延进行了细分阐述，以为日后研究提供参考。

　　1 定义方式梳理

　　现有文献中，在使用和讨论“档案用户”“档案潜在用户”时，有不定义、成对定义、单一定义、间接定义4种方式。

　　1.1 不定义。最早提及“档案潜在用户”的是四川省绵阳市档案馆贾连清、陈波。1990年，绵阳市档案馆针对当时社会各界的利用需求，致力于把档案潜在用户转变为现实用户，开辟了档案“信函用户”服务业务。[1]这篇文章中只是提及了“档案潜在用户”，既没有定义“档案用户”，也没有给“档案潜在用户”下定义，直接进入论述。

　　1.2 成对定义。1994年，浙江省档案馆李军在《谈档案潜在用户的转化》一文中对“用户”及“档案现实用户”“档案潜在用户”进行了定义。认为：“用户，又称‘档案利用者'，是指档案信息服务的对象，是利用档案活动的主体。”[2]这里“用户”指的是“档案用户”，即“档案利用者”。作者“根据用户是否到档案部门利用档案”[3]，把用户划分为“现实用户”和“潜在用户”两大类。“现实用户指的是有使用档案的需求，并确实到档案部门查阅档案的用户，而潜在用户指的是只具有使用档案的需求，而没有到档案部门查找档案的用户。”[4] 2015年，成都大学档案馆郑典宜、马英杰将“档案潜在用户”定义为：“应该利用档案资源服务而尚未利用过档案的用户”，[5]而“现实用户”是指：“正在利用档案信息的用户”。[6]

　　1.3 单一定义。2011年，安徽大学管理学院李财富、杨静在《档案“潜在用户”转化》一文中指出：“潜在用户的概念是相对于‘现实用户'提出来的，是指社会上的组织或者个人具有档案利用的需求，但是不知道如何利用档案，同?r在事实上也没有与档案馆建立联系的一类群体。”[7]这是样本文献中，首个由学者定义的“档案潜在用户”。此后，杨静在其学位论文和发表的相关论文中给出了相似的定义：“档案潜在用户是指社会上的组织或个人具有档案利用的潜在需求，但是由于自身能力的限制或者外部条件不足，没办法与档案馆取得交流，事实上也没有与档案馆建立联系的这部分群体。”[8][9][10] 2014年，中国电子科技集团公司第十四研究所档案室周向阳使用了同样的定义。2015年，江苏大学档案馆周雪则将档案潜在用户定义为：“认识到档案信息需求但未表达出来或具有档案信息需求但未意识到它存在的用户。”[11]。2017年，上海大学图书情报档案系郑伽在《长尾理论与档案潜在用户群体需求的对接》一文中，将“档案潜在用户”定义为：“从档案的视角来说，没有被服务好的用户群体就是潜在用户群体，这一群体虽然具有潜在的信息需求，但是并没有被档案信息机构服务过。”[12]

　　1.4 间接定义。2011年，孙大东在《基于用户需求的高校档案利用工作研究――以陕西师范大学档案馆为个案》一文中，使用马费成等在《信息管理学基础》中对信息机构或信息系统用户的分类。一类是正在利用某信息机构或信息系统提供的信息服务的用户，称为“当前用户”，一类是应该利用这种服务而实际上并没有利用的用户，称为“潜在用户”。并按照这一分类划分“档案现实用户”和“档案潜在用户”。 [13]

　　归纳上述4种情况，可以得出两个结论：第一，档案界在“档案潜在用户”定义上还没有完全形成共识，达成一致。第二，档案界在“档案潜在用户”定义上有4点共性：一是“档案潜在用户”是“档案用户”的一部分。二是“档案潜在用户”与“档案现实用户（当前用户）”相对存在。三是“档案潜在用户”有利用档案、档案信息的需求、意识、意愿，但未实施、实现。四是“档案”代指档案机构、档案部门或档案馆。虽有上述4点共性，但在具体表述上，还存在着一些差异。这些差异反映出的正是研究者在立场、视角、观点上的不同。

　　2 档案潜在用户概念的细分

　　在上述“档案潜在用户”定义中，无论采用何种定义方式，“档案潜在用户”中的“档案”既不是学理“档案”，也不是法理“档案”，更不是常理“档案”。而是代指档案机构或档案馆。也就是说，现有“档案潜在用户”研究，实际上是 “档案机构潜在用户” 研究。这两者有区别吗？有，不仅区别明显，而且关系重大，有细分之必要。

　　2.1 档案潜在用户。“档案潜在用户”是指所有已存在档案的可能用户。这部分档案可能存在于任何地方、任何组织、任何机构或个人手中。在三个定义中，它最宏观、最宽泛，也最抽象。“档案潜在用户”研究，看似“高大上”，形而上，但不免空洞，既无实指，又无所依，还无所施。只是停留在“纸上谈兵”的层面上，很难甚至根本无法对实践中“档案潜在用户”问题产生有效影响。

　　2.2 档案机构潜在用户。“档案机构潜在用户”只是指已有各类档案机构的可能用户。这部分档案只保存在任何地方、任何组织和任何机构中。在三个定义中，属于中观、相对宽泛，亦相对具体。“档案机构潜在用户”研究，有“高大上”，形而上的一面，也有形而下的一面。这个层面的研究，突出的是有“针对性”。强调的是既要寻找所有档案机构的“共性”，也要寻找不同类型档案机构，如档案局、档案馆、综合档案馆、专业档案馆、行业档案馆、企业档案馆、事业机构档案馆、私人档案馆、民营档案馆、档案室、档案中介机构等的“个性”，重点是寻找归纳出不同类型档案机构的特性。在此基础上，制定对策与策略时，采用分类指导的方法，在实施行动上，允许有所同，又有所不同。 　　2.3 档案馆潜在用户。“档案馆潜在用户”，往宽里说，涉及的是各级各类档案馆保存及收藏范围内的档案，往窄里说，只涉及某一具体档案馆保存及收藏范围内的档案。在三个定义中，属于微观、最实际、最具体。“档案馆潜在用户”研究，属于形而下，看着没有那么“高大上”，但有实指，有所依，也有所施。对实践中“档案馆潜在用户”的具体问题能够产生有效影响。

　　2.4 档案潜在用户、档案机构潜在用户、档案馆潜在用户界分的意义。从“档案潜在用户”到“档案机构潜在用户”，再到“档案馆潜在用户”的界分，有三点意义。

　　一是研究客体从泛指转为特指，从抽象转为具体。这一变化，不仅仅是定义外延的缩小，而且使研究客体从无限客体转化为有限客体，进而使“潜在用?簟贝游尴薅嘧?变成有限多，使“潜在用户”从看不见、摸不着的“虚空”状，变为看得见、摸得着的“实在”状态。

　　二是使研究可以分为基于“档案”的“宏观”“潜在用户”研究、基于“档案机构”的中观“潜在用户”研究和基于“档案馆”的微观“潜在用户”研究。

　　三是有助于基层档案馆在一定范围内，或限于馆藏、或限于区域、或限于层级、或限于技术条件，开展“潜在用户”及转化研究。

　　3 结语

　　“概念指将有同样特征的事物归类，表征事物属性及名称的名词。”[14]概念是反映对象的本质属性的思维方式，是思维与思辨的基础，亦是进行科学研究的基础。概念内涵和外延不同，其涵义和适用范围就不相同，研究的结果自然也不会相同。因此，将“档案潜在用户”细分为“档案潜在用户”“档案机构潜在用户”“档案馆潜在用户”，并明晰“档案潜在用户”“档案机构潜在用户”“档案馆潜在用户”概念的外延，是进行“档案潜在用户”研究首先需要搞清楚的基本问题之一，并应当引起研究者们的重视与关注。