浅谈高校学生档案管理存在的问题与改善措施

来源：网络 时间：2022-03-19

　　学生档案是学生在校期间学习、生活和各种社会实践活动的真实历史记录，它作为高校档案的一个重要组成部分，会对学生今后的学习、工作和生活产生深远的影响。所以，高校对学生档案的管理工作直接影响到学生的切身利益，做好此工作具有非常重要的意义，也是高校总体工作中的一项重要任务。

　　1 学生档案管理工作存在的问题

　　1.1 管理体制不规范，管理人员队伍薄弱

　　目前我国还未颁布相应的档案管理法律法规，导致档案管理单位不统一。有的高校学生档案管理由就业指导中心负责，有的由学生处负责、有的由系部负责、有的由档案部门负责。如某学院学生档案管理由学生处管理学生事务的老师兼管，整个学院学生人数超过1万人才配备一名兼管老师。随着学院扩招，新生数量的不断加大，学生档案的管理工作也变的越来越复杂，原有的高校学生档案管理人员已经不能满足现有学生的需要，出现人手严重不足的现象。加之兼管老师几乎未接受过任何档案管理方面的专业培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识和基本技能，只能自己摸索，现学现用，管理人员队伍相当薄弱。

　　1.2 管理技术落后，档案存放散乱

　　现阶段学生档案主要以纸质档案为主，并且档案管理还是以传统的手工操作为主，在这种管理技术严重落后的情况下，学生要想查看自身档案，必须进行手动查找存放在档案柜里的纸质档案，不能进行信息网络搜索。而且没有专门的学生档案室，档案只能分散存放在各办公室文柜里，存放较为散乱，不便于档案的管理。管理方式实属粗放式管理，没能把学生档案管理网络化、科学化、现代化。随着学校规模的不断扩大，学生档案数量也不断增加，原始的管理技术已经远远不能满足现代化高校的发展需要。尽管很多的高校都配备了计算机，但是并未真正实现学生档案的信息化，仅仅是现代化的管理工具发生了变化，档案的管理方式并没有发生本质的变化。在这种形势下，学生档案管理工作的科学化、规范化和现代化进程还需要很长的一段距离。

　　1.3 学生档案内容单一

　　学校学生档案内容只有固定的几种：学生登记表、学生成绩单、毕业生登记表、报到证存根、学生综合测评、毕业生资格审查表、中学档案。内容千篇一律，固定化、模式化，既不能反映学生的全貌，也不能突出学生的个性，仅仅是反映了学生的部分情况和表现。从用人单位的需求出发，随着社会的发展和进步，用人单位在招聘时已经不仅仅注重学生的成绩，还注重学生的各项基本素质，比如组织能力、团队协作能力等。所以，从这个角度来看，现有的学生档案是不能满足用人单位的需求的。另外，学生档案材料不全面，也不利于教师选拔学生干部和对学生进行管理，会直接影响学生各方面能力的培养。从学生入学到毕业，档案材料几乎没有被开发利用过，在学生毕业时才从各个教学管理部门匆匆收集材料、匆匆装入档案。只有在毕业生择业时才被用人单位调阅，档案资源被闲置，没能发挥更多的作用。档案材料的不足，也使学生档案无法反映学生素质的动态发展过程。

　　1.4 毕业生档案转递机制不完善，转递方式多变，转递效率低

　　广东省大部分高校2009年以前毕业生档案是通过机要局转递到毕业生各生源地人事局、就业单位，2009、2010年通过广东省就业指导中心委托第三方转递，2011年机要局不受理毕业生档案转递，省就业指导中心只接收暂缓就业学生档案，高校只能自行联系邮局转递，由于全省各高校毕业生档案整理邮寄格式多样、各地人事局接收标准不统一，导致部分地区毕业生档案被退回，只能重新按特定地区选定格式重新邮寄，导致转递工作十分缓慢。这样多变的转递方式严重影响档案转递工作，每年都要重新联系不同的单位进行沟通，协商转递方案、转递费用等。不利于档案转递后的查询，容易造成档案丢失。

　　1.5 学生档案意识薄弱，大量档案滞留学院

　　高校的档案知识的宣传不够，学生档案意识淡薄，保密意识差。许多学生对档案的内容、作用、转递方式等一无所知，对自己的档案漠不关心，认为有没有档案都无所谓，岂知到了需要用档案的时候，才匆忙来到学院询问、查找。每年都有中途退学、考试科目未通过、受纪律处分、参军等不能正常毕业学生。其档案无法寄出，学生又不过来学院取回，导致每年都有档案积压滞留，浪费学院档案储存空间。

　　2 改善措施

　　2.1 国家或省出台相关档案管理规范文件，明确档案管理制度，提高管理方法

　　高校应该根据实际情况，按国家相关文件要求制定适合自身管理法规和细则。如学校可以学生处为统筹，把档案管理下放到各二级学院（系）学工办。这样做既顺应学校的发展，大大增加档案管理人员，充实档案管理人员队伍，又可加大学生纸质档案的存储空间，做到系部之间独立按年级、专业班级存放档案，不至于全校学生档案混杂存放在某个部门的不同办公室，造成混乱。定期邀请专家对档案管理人员进行专题培训，丰富档案管理知识，提升档案管理业务水平。

　　2.2 引进各种硬件、软件管理设备，逐步实现学生档案的信息化管理

　　学校应该重视学生档案管理，加大资金投入，如购买或开发档案管理系统、扫描仪等，实行档案过机入库，档案检索数字化、网络化等。逐步实现学生档案的信息化管理，运用现代化的手段管理学生档案，将每个学生可以规范化的档案材料录入到学生档案信息库中，在建好基本信息的基础上，随时录入学生的最新信息，并及时对录入的信息进行维护和更新，确保信息数据完整、真实、准确。在日常工作中我们可运用信息库存，对学生的个人信息进行查询、统计、服务。当用人单位来考查学生时，就可以及时为其提供或打印一份准确的毕业生个人信息资料。这样不仅有利于档案的规范化和科学管理，还有利于档案信息的开发和利用。学生档案的信息化管理也正是未来学生档案管理工作的发展趋势。

　　2.3 丰富档案内容，及时归档

　　大学对一个人的发展来说，是至关重要的，前面提到的档案下放到系部管理，有利于档案材料的及时归档，学生材料一形成，即可装入档案，避免了学生毕业时才匆匆归档。大学生在校期间的内容应尽可能的详细可靠除了传统的材料外，应增加能够反映学生特色和时代特色的材料，诸如学生的大学生英语四、六级证书，计算机等级考试证书，大学生心理测试成绩，发明创造证书，能力、技能竞赛证书，社会实践活动材料、科技创新项目的合同、结题报告、学生创业实践材料、诚信档案材料、处分材料等。处分材料如实入档可大大提高对学生的威慑力，对降低学生违规行为有着极其重要的作用。更多更详细的材料更能突出学生的特点，大大提高毕业生就业竞争力。

　　2.4 明确转递机制，提高转递效率

　　国家或省应该出台相关文件，明确转递机制。统一、稳定的转递机制有利于提高档案转递效率，利用现代化管理手段，把好档案材料的保密、转递关有利于降低档案丢失率。通过省就业指导中心进行的毕业生档案转递方式是一个不错的选择。只要学院把整理好的毕业生档案送到省就业指导中心，他就会当场扫描入库准备转递到各地人事局或就业单位，现场把纸质回执给学校，学生可通过大学生就业在线网网上查询到档案去向，可谓省时省力。

　　2.5 加大档案知识宣传力度，增强学生档案意识

　　学校要加大对学生档案知识的宣传力度，通过校报、广播、校园网站、展览、就业指导课等宣传档案的重要性。要让学生知道学生档案是干部人事档案的重要组成部分，缺少档案材料会对自己今后的发展不利，自觉增强档案意识，配合做好学生档案的管理工作。