浅析新时期农业科研档案价值实现途径

来源：网络 时间：2022-03-19

　　2020年9月11日，国家档案局和科技部发布第15号令，公布《科学技术研究档案管理规定》（以下简称《规定》）。《规定》的公布，是全面加强科研档案工作的一项重大举措，旨在促进科研档案更好地为科技创新服务。农业科研档案作为我国科研档案的重要组成部分，为农业科技创新发展提供了重要服务支撑。新时期农业领域的关键共性技术、前沿引领技术、现代工程技术、颠覆性技术的创新研究日益加强，同时，农业科研档案的利用参考价值越来越突出。如何进一步实现农业科研档案价值最大化，值得深入探讨。

　　1新时期农业科研档案的价值

　　农业科研档案是农业科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。农业科研档案要加强集中统一管理，确保充分发挥应有价值。

　　1.1农业科研档案是培训“三农”队伍的“教材库”

　　党的十九大报告指出，“培养造就一支懂农业、爱农村、爱农民的‘三农’工作队伍”，作为拥有农业科技资源的科研院所，无疑要承担培养造就“三农”工作队伍主力军的责任。通过对农业科研档案的深入梳理、编研，形成课件、技术手册、品种介绍汇编、标准规程汇编等形式的业务培训教材，为科研同行、推广人员、技术能手提升业务水平和工作能力发挥作用。

　　1.2农业科研档案是凝练学术水平的“成果库”

　　农业科研档案是农业科技创新事业发展进程的历史记录。它汇集了农业科研工作中所形成的宝贵理论、方法和技能，是凝聚科研人员心血、汗水和智慧的成果宝库。科技人员申报成果时，在组织成果内容、梳理技术路线和提炼创新点等方面，能够通过参考农业科研档案来提升成果的创新性和系统性，提高科研成果的申报水平、获奖级别和成功率。

　　1.3农业科研档案是反映创新过程的“资料库”

　　农业科研档案真实记录了科研实施的全过程，科研人员的所有工作内容都体现在了科研档案中，项目管理部门通过查阅科研档案，可以系统全面了解项目承担单位在项目实施过程中是否遵守了项目任务合同，是否完成了项目规定任务，完成任务的质量如何，为项目通过验收提供依据。

　　1.4农业科研档案是启发科研设想的“项目库”

　　目前，农业科研院所瞄准现代农业建设与发展中的战略性、关键性、前瞻性重大科学技术难题，逐渐将研究任务聚集到明确的创新方向上，农业科研工作的继承性和连续性更加明显。农业科研档案是科技持续创新的重要资料源，科研人员在申报新课题前，可以通过查阅科研档案来借鉴已有的科研成果，启发科研思路，进一步优化调整研究方向。

　　2新时期农业科研档案价值实现存在的问题

　　2.1档案供给内容与需求内容不匹配

　　“十三五”以来，我国现代农业科技创新迅猛发展，科研工作对档案的需求内容越来越丰富多样。在对申报书、任务书、年度工作总结、调查数据等重点材料有所需求的同时，对声像档案、电子档案、实物档案等的需求也逐渐增多。但在档案供给中，有的重要材料归档不齐全、不完整；声像档案、电子档案、实物档案数量偏少，室藏档案结构不合理。由此造成零供给或供给内容单一，与需求内容不匹配。

　　2.2档案供给层面与需求层面不匹配

　　人们对现代信息质量的需求正在不断提升，需要简单信息产品较少，需要深层信息产品较多。利用者不满足于简单查阅、低端汇编、初级利用的层面，更加需要经过分析研究、综合加工、深度开发的高端档案衍生产品。但目前农业科研院所档案开发利用工作不深入，初级产品多，加工产品少，切合利用者需求的专题编研更少，供给信息低端，由此造成供给层面与需求层面不匹配。

　　2.3档案供给方式与需求方式不匹配

　　随着网络技术的不断应用，档案信息服务不再受时间和空间的限制，在线查阅和离线查阅需求增多，利用者希望通过主动快捷的“一站式”服务得到所需信息。但目前农业科研院所的档案服务意识还不到位，坐等上门服务多，主动送信息服务少，实体查阅供给多，利用网络和电子数据等技术全方位的信息服务少，由此造成供给方式与需求方式不匹配。

　　3新时期农业科研档案价值的实现途径

　　3.1丰富档案供给内容收集归档是档案工作的起点，是基础的基础，是档案价值得以实现的前提。1）发挥兼职档案员作用。利用他们熟悉本课题组研究工作特点的优势，重点加强申报书、计划任务书、年度工作报告、验收材料、成果材料等与今后长期立项研究密切相关的文件收集，同时要加强声像档案、实物档案、原始数据档案等的收集，确保档案齐全完整。

　　2）建立档案归档考核机制。为加强档案材料收集归档齐全完整，要制定适合本单位实际的考核措施。科研档案管理作为科研管理的重要组成部分，要纳入科技人员的岗位责任制，纳入年度考核等各项管理中。在评价科研成果、验收在研项目、申报新项目时，先由科研管理人员查验课题档案材料是否齐全完整，对归档不齐全完整的课题组要求限期整改。若整改工作不到位，不允许进行成果评价、不通过项目验收、不准申报新项目。

　　3.2扩大档案供给层面编研工作是档案信息资源开发利用的重要手段。把分散零碎的档案信息，按照一定的专题进行整理、归纳、摘录、综合，通过编写二、三次文献，转变为序列化的准确系统信息，如重要文件汇编、科技成果汇编、研究课题汇编、项目计划任务书汇编、科技年鉴、科研工作大事记等，满足科技人员对专指性、浓缩性、系统性的档案信息需求。

　　1）增强编研成果针对性。加强科研档案利用效果反馈工作，注重掌握利用者的需求规律，为形成专题编研工作提供风向标。首先，将档案利用效果的信息反馈工作制度化，明确反馈利用效果是档案人员和利用人员的共同责任和共同义务。其次，重视档案利用效果的规范登记和追踪，在利用效果登记时，利用人员要尽量全面详尽，档案人员要细心核查，根据利用人员填写的登记信息，进一步判别，对重要信息向利用人员或所在部门兼职档案员追踪了解，掌握其利用目的和效果。最后，对反馈收集的利用信息进行整理、统计、分析，探寻档案利用规律，获得精准利用需求，为编制多形式的成果打基础。

　　2）实现编研主体多元化。运用合作思维，共同完成编研工作。单纯的档案人员进行档案编研，虽然其通过多种方式力求编研成果的方向性准确，但由于其缺乏农业科研专业技能，导致编研内容的突出性和深刻性不够。这就需要实现档案编研主体的多元化，组织档案人员、科研人员、科研管理人员形成编研联合体，共同确定本单位的档案编研方向和内容，确保档案编研工作方向不偏离需求，档案编研成果内容不偏离需求。

　　3）培育档案开发研究队伍。在档案编研过程中，科研人员和科研管理人员的参与，能够增强编研成果的突出性和深刻性。但由于科研人员和科研管理人员的科研任务和科研管理任务量大，对档案编研工作相对重视不够，因此，可设立成果宣传奖，对积极参与新成果、新技术档案编研工作的科研人员和科研管理人员进行奖励。同时，要增强档案人员开发档案信息的能力，档案人员不仅要更新档案管理知识，更要学习单位主体业务知识，只有这样，才能对档案信息进行深层开发，才能提供高质量的档案编研成果。

　　3.3拓展档案供给方式档案人员要充分意识到科研档案的支撑性和服务性，创新档案服务方式。运用主动思维，主动谋划、主动介入，找到科研档案服务工作与大局工作的最佳契合点。运用先行思维，提前考虑、提前行动，找到科研档案服务工作与大局工作的最佳切入点。运用“互联网+”思维，改进按部就班实体查阅原始档案服务方式，让档案信息通过新媒体传播更具时效性、交互性、共享性。

　　1）强化主动服务和超前服务。倡导参与性的信息服务，档案人员要积极主动争取，参与相关工作的研究和开展，把档案信息及时服务到相关工作中，使档案信息不失时机地实现最大价值。另外，单位的全局性中心工作、重点问题和重大事件要邀请档案人员参与，如参加或列席重要工作的筹备会、调度会、验收会、总结会等，便于档案人员做好相关的档案利用筹备工作，更充分地为单位中心工作服务。

　　在超前服务方面，档案人员要深入各研究项目组调查，通过当面咨询、电话沟通、书面调查、小型座谈等方式，寻找最佳的利用时机，寻求超前服务机会，提前准备相关材料，实现档案服务信息的超前供给。

　　2）拓宽档案利用渠道。要多形式、多渠道提供服务，使档案信息供给更加便捷。实体查阅时，要简化对纸质档案的查阅手续；离线查阅时，要逐步实现存量档案数字化、增量档案电子化，对备份存储的移动硬盘和光盘要定位查找准确，充分利用电子邮箱、微信、QQ等传送通道，让信息多跑腿，让利用者少跑路；在线查阅时，要加强软硬件建设，充分利用OA办公系统、微信号、微博、App等新载体，实现简易快捷的“一站式”服务。