试论档案信息服务的作用

来源：网络 时间：2022-03-19

　　众所周知，档案的属性有一般属性与本质属性之分。我国档案界的传统认识是将原始记录性作为档案的本质属性。近年来，档案界又有人提出了几种全新的观点。笔者拟综合这方面的研究情况作一简要述评。一项科研课题的研制成功，要经历课题论证、课题研究和课题鉴定三个阶段，而每个阶段任务的完成，又必须以占有大量相关的档案文献信息为前题。因此，档案人员可根据科学研究的实际，围绕特定课题及时地、连续地向科研人员提供对口径的各种档案文献资料，直到课题完成。这种服务就是档案信息跟踪服务。

　　一、档案信息跟踪服务的作用

　　课题论证实际上就是对所拟选题进行可行性分析，论证其有无理论意义、实用价值和经济效益的前期调研过程。继承与创新是科研工作的本质特征，任何一项科研成果都离不开对前人或他人研究成果的借鉴与汲取。在此过程中，档案人员开展档案信息跟踪服务，把过去的、现有的、别人的科技成果汇集起来，经过综合分析整理，精心加工，汇集起来，提供给科研人员，使他们能了解和掌握国内外科技水平、科技方面的新工艺、新技术、新成果及市场动态等，从而确定所拟项目要达到的技术水平、市场目标、成本目标和质量目标，从而完成课题的论证工作。由此可见，开展档案跟踪服务在课题论证中具有十分重要的作用，便于研究者开阔思路。例如，上海无线电技术研究所在研制DDSY12三相电子式预付费电度表课题时，在论证阶段，档案人员开展跟踪服务，根据该课题的具体情况，及时向科研人员提供课题研究的背景资料及有关评价分析性质的资料。这些前期成果的档案信息的提供，不仅使科研人员找出了有参考价值的数据，而且拓展了视野，使他们定出了求新、求异又切实可行的攻关目标，选择了投资少、周期短、有市场前景的预付费式的电度表。由于选题得当，准确把握了市场需求，加之研究深入、创新，该课题与国家2000年小康工程密切相连，取得了国家科委和建设部联合认证的在小康工程中的推荐产品资格。

　　二、档案信息在课题研究中的作用

　　在这一阶段，同样需要借助于前人或他人的大量成果和研究方法，很大程度上还依赖于大量的科技档案。因此，档案人员可以通过课题跟踪服务，使研究者及时获得攻克难关的资料，避免重复劳动，起到“雨前送伞，雪中送炭”的作用。同时课题研究中常常需要了解和利用各种最新的理论信息和资料，不断充实、修正、完善自己的研究内容和方法。档案跟踪服务就能够满足科学研究这一特殊需要。它通过及时、同步的跟踪服务，向研究人员提供科研信息，确保课题顺利地高质量地完成。无线电研究所档案人员通过参展搜集资料，把国外的同类产品的性能参数、数据指标、工艺与本所的大量档案信息进行比较，经过分析、研究、综合，提出了本所产品存在的差距，把分析得出的结论及详细数据及时反馈课题组，使课题组人员及时修正、补充、完善了研究内容，得到了科研人员的好评。课题研究是科学研究过程中的创造性劳动阶段。可见，档案人员通过各种渠道和途径不失时机地开展创造性的跟踪服务，在课题研究中发挥着保证课题水平、质量的作用。

　　三、档案信息在课题鉴定阶段有着非常重要的作用

　　在最后一个环节，同时也是成果应用或推广的起点，档案信息是整个课题研究活动中的关键工作。在成果鉴定前，档案人员要把课题的全部科技文件材料收集齐全，做好档案跟踪服务，严格审查、把关，确保归档的文件材料的质量。这对课题鉴定工作起着重要的作用。我们在收集一些课题的鉴定材料时，发现鉴定证书上只有上级主管机关的签字，却没有主管机关的公章，反映给课题组后，及时报请上级机关给以补盖，使成果的鉴定具有了法律效果。

　　我国的档案概念是具有我国自己的特色的。宗培岭等同志明确指出，“我国与西方国家对档案概念的理解是有差异的，用西方档案学理论体系中的文件生命周期理论来解释我国的档案概念显然是不妥的。”⒃笔者认为，由此而认定档案的本质属性是非现行性也是不妥善的。目前，基层科研机构存在着负担过重、冗员过多、投入产出低的问题，科研院所的档案工作面临着越来越严峻的考验。“不进则退，不变则死”、“有为才能有位”，档案人员唯有不断学习、进取、开拓、创新，使档案工作有所发展才能为档案工作带来生机和活力。