现代化信息技术对企业档案管理的影响和对策分析
来源：网络 时间：2022-03-19
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）07-0028-02
信息技术的不断进步与发展在很大程度上促进了企业档案管理方式的改革，现阶段，它已经被逐渐应用于企业档案管理中，并在其中发挥了重要作用，实现了企业档案管理的合理化、规范化、科学化。除此之外，它还能及时发现企业风险，避免企业受到重大损失。信息技术的进步为企业管理提供了更大发挥空间，使管理方式变得简单，有利于提高企业工作效率。
一、企业档案管理中存在的问题
我国的企业管理与过去相较虽然取得了一定发展，不过其中仍然存在很多问题，主要集中表现在以下几个方面：
1.企业档案管理设备落后
我国的企业档案管理手段的改革仍然处于初级阶段，大多数企业仍然没有改变自身的档案管理方式，仍然沿袭传统的管理手段。企业管理设备落后，导致工作效率低下。
2.企业管理者缺乏正确的档案管理意识
现阶段，有些企业管理者在管理方面不具备与时俱进的意识，对档案管理缺乏足够的认识，致使管理手段在很长一段时间内停滞不前。大部分管理者都把企业发展重心放在经济效益上，把更多精力致力于对经济利益的追求上，忽略了企业档案的管理工作。有的企业没有建立良好的管理制度，且考核标准不统一，导致档案管理工作在进行过程中出现很多问题。除此之外，员工对档案管理也没有明确的认识，有些员工并不完全支持领导的工作，加上档案管理工作流程繁琐，设备落后，导致员工工作状态不佳，工作无积极性，办事效率大大降低。
二、信息化技术对企业档案管理的影响
在信息技术如此发达的社会，企业管理手段也发生了相应变化，尤其的档案管理方式越来越先进。信息化技术的发展对档案管理方法产生了很大影响，其中既有正面影响，也有负面影响。
1.提高企业档案管理效率
现代信息技术的发展改变了传统的企业档案管理方式和手段，企业更加注重对档案的管理，且管理意识逐渐提高。所谓信息化就是指依赖于信息技术，从而促进生产力的提升，并且合理调整生产力要素。随着信息技术的使用越来越普遍，很多企业管理者都从中吸取灵感，有利于改变传统的管理模式，减少管理者的工作量，确保企业工作效率得到提升[1]。通过现代化的信息管理技术，企业的档案管理工作流程得到简化，不必像往常一样繁琐，更有利于实现管理的科学性与规范化。在信息技术带领下，管理者能够迅速抓住档案管理工作的重点，改正和完善工作中的不足，重新理清企业档案管理工作的思路，抛弃原有的传统管理观念[2]。信息技术的应用是企业管理工作中的一大创新，在工作中占据着重要地位，有利于降低员工工作量，提高他们工作的积极性，促进企业的快速发展。经历过管理方式的变革之后，才能够找出档案管理的最佳方法。部分企业已经了解到现代化信息技术的优越性，开启了企业管理手段的变革之路。
2.有利于实现档案管理的智能化
现代信息技术在持续更新，企业档案管理方式也随之发生变化。现代信息技术下的企业档案管理具备很多新特征，例如管理变得更加智能化、网络化、自动化，其中智能化是现阶段最突出、明显的特征。与传统管理模式相比，目前的档案管理模式变得越来越高效，各大企业都利用信息管理的优势，对档案管理方式进行更新，建立起智能化管理模式。现代化信息技术的发展转变了档案存储方法，使存储手段变得更加多元化，档案的存储工具变化最大，现阶段的档案存储有利于快速查找出档案信息，避免出现漏档、错档情况，为查询档案提供了方便。在目前的档案管理中，必须要加入电子计算机的应用，注重相关网络系统的开发与利用，这有利于尽早实现知识共享，为企业提供更多发展机遇和空间[3]。
3.档案无法充分发挥作用
目前的企业档案管理缺乏一个统一的管理标准，在管理方法上，仍然有大部分公司倾向于传统的管理模式，即使公司引入了先进的现代化信息技术，也仍然坚持以传统管理方法为主[4]。由于缺乏对信息技术档案管理的相关规定，因此，在文件管理工作中发生了很多问题，文档在使用上也出现严重错误，导致档案在这种管理方式下无法充分发挥其作用。
4.管理人员管理水平落后
由于很多公司已经习惯了传统的档案管理模式，引入信息化管理技术之后，企业的管理方式突然发生变化，与之相关的内容都必须做出相应改变，不过这一改变过程非常难，需要管理者做出很多改变，首先应该做的就是提高管理水平。而从实际发展情况上看，很多管理者在短时间内难以转换自己的观念，不适应这种先进的管理水平，且对管理软件不够熟悉，管理方式与流程上仍然存在差异，不多数管理者都无法同时了解和掌握信息技术的操作方法与档案管理方式，给管理工作加大难度。
三、全面强化企业档案管理的方法
1.更新管理观念
在现代化信息技术越来越发达的社会背景下，企业档案管理工作必须实现信息化，以信息技术为工具，实现档案管理的合理性与科学性。首先需要做的就是更新管理观念，利用新思想对明确管理的具体流程，对管理手段与方法进行明确，在对档案进行管理时，需采用新型的管理思想指导管理工作。在档案管理中，管理者需树立先进的管理思想，在工作中起到带头和领导作用，了解信息技术在企业管理中的实际应用，对管理方法进行仔细考量，通过先进的管理技术和管理方案，实现企业档案管理的合理化，促进企业的发展，使其竞争力大大增强。
2.引入先进的管理设备
为了实现信息管理的高效性，必须引入先进的管理设备，确保设备质量。由于现代化信息技术对管理水平与工作效率具有较高要求，因此，引入先进的管理设备有利于其管理效率的提升，同时还可以促进企业的长远发展，为企业赢得更多利益。管理者不能够单纯注重管理工作，对其基础设备的完善也要有所侧重，且不断弥补管理中的不足。
3.提高管理者的素质
现代化信息技术的使用对人才具有较高要求，尤其是这方面的管理者需了解很多相关知识，因此，必须提高管理者的专业素养，才能够确保档案管理工作的顺利进行。企业可以大量培养这方面的管理人才，对员工进行培训和教育，提高他们与时俱进的意识，加强管理部门之间的联系和交流，促进管理工作的顺利开展。
4.建立健全管理制度
档案信息管理流程非常复杂，且涉及内容广，通过建立健全管理制度，有利实现档案管理的规范化，在管理过程中，管理者可利用管理制度对员工行为进行约束，这有利于档案在管理过程中不被遗失，确保档案的完整保存。
四、结束语
本文首先分析了我国企业档案管理现状，着重对其中存在的问题进行阐述，然后详细研究了现代信息化技术对企业档案管理的影响，最后探究全面强化企业档案管理的方法和对策，有利于实现档案信息管理的合理与规范化，促进企业的长远发展。