浅谈高校档案信息的开发与利用
来源：网络 时间：2022-03-19
高校档案管理工作的最终目的就是合理的开发档案信息资源，有效的服务于学校和社会，合理地开发、提供档案信息资源的利用，能为学校创造一定的社会效益和经济效益。只有有效的为学校师生以社会提供优质的档案信息资源服务，才能体现高校档案的价值。那么如何做好高校档案信息的开发与利用工作，是高校档案管理工作者当前的重要任务。
高校的档案信息开发与利用有怎样的意义，目前在高校档案信息开发与利用工作中有怎样的问题，又该如何解决，本人就此谈谈自己的看法。
一、高校档案信息资源的开发与利用的意义
高校档案信息资源的开发与利用是高校档案管理工作中的一项重要的工作任务，是高校档案管理工作的基础。档案信息资源是隐含在档案实体中数量庞大、价值巨大的资源，其价值不可估量。但是档案信息自身是不能产生任何作用的，只有通过科学的开发、利用才能显示其价值，开发档案信息资源，最终的目的在于向利用者提供利用。所以我们在平时的生活、工作、学习中，应培训自己有意识的去管理、开发、利用高校档案信息资源，去实现高校档案信息资源共享。胡锦涛同志曾说：档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，借助档案我们能更好地了解过去，把握现在，预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。而做好档案信息资源的开发与利用工作，可以使档案这种宝贵的有限资源发挥其最大作用，提高各类档案资源利用率，同时可以保护档案实体，尽可能的延长档案实体的保存时限。因此，高校档案信息的开发和利用对于提升高校档案管理工作的管理水平有着十分重要的意义。
二、高校档案信息开发利用存在的问题
1.开发档案信息意识淡薄。一是领导重视不够，现在很多的领导都只重结果，不管过程，对档案信息开发投入精力不够。由于档案工作人员本身责任心、业务水平等方面的原因，导致一些工作人员往往只注重档案实体本身的保管利用，而对档案信息资源的开发工作则显得力不从心或不愿意干。另一方面，档案信息意识不强，往往提起档案，大家就觉得很神秘，很重要，不是一般人可以触及的，这给档案信息资源的利用造成了阻碍，使一些有价值的档案信息资源白白浪费，无人问津，而高校的档案管理人员，也是安于现状，不能主动服务于学校及全校师生。
2.高校档案收集信息资源不够齐全。高校档案收集工作是一个高校基础性的全民工作，而这却又是高校档案管理建设工作中的一个最薄弱的环节。主要体现在档案资料收集不及时，不完整。例如：高校的基建档案，基建档案不仅仅是基础图纸、竣工文件，而是应该在基础建设开始之前，所有的包括项目前期的所有基建文件，监理工作文件，隐蔽工程记录，图纸更改记录，材料检验验收记录等等。可事实上很多高校档案管理部门在基础建设完工后，才着手进行收集、整理的，而收集的材料也不是完整的，不是缺领导签字的原件，就是没有竣工图，或者更改后的图纸不完整等等。这都给以后的基建维修，改造留下了极大的隐患。也使以后开发基建档案资源缺乏必要的材料。因此，档案资料收集如果的不完整，就会给档案信息开发工作带来很大阻碍。
3.开发信息资源的技术手段停滞不前。随着高校档案数字化、信息化工作的推进，数字资源逐渐成为信息传播的主要形式。可在现实工作中，高校档案信息还是基本上以纸质形态存在。虽然高校也设有文件数据库的查询，但由于软件更新太快，而现实档案信息录入等存在一定的问题，而且没有专项人才和专项经费的投入，导致档案信息的加工、存储以及开发、利用还处于滞后状态。
三、加强高校档案信息资源的开发利用的措施
1.树立创新意识，高校档案管理者要主动积极的利用档案信息为全校师生提供服务。要在提供服务的理念上、方法上有创新，要突破传统的坐在办公室，等人上门，被动的服务方式，高校档案工作要围绕高校党委和学校的中心工作，挖掘，整合档案信息，开展高校档案的开发和利用。
2.加强高校档案电子信息工作，高校的档案电子信息化已经普遍开展，电子文件和纸质文件同时进入档案管理部门，档案管理者首先要提高自己的业务能力，要熟悉档案信息软件，熟练计算机的操作，及时更新档案信息，方便师生的查询，提高档案信息资料的利用率。
3.加强高校档案信息的编辑工作，通过高校档案管理者的采集、分析、整理、加工制成《大事记》、《专题资料汇编》、《各种报表汇集》等，可以使师生直接了解学校发生的延革和大事记，也方便师生查找信息，提高档案信息利用的价值。
4.制作形式各样的检索工具。按照简化整理、深化检查的要求，检索工具的制作是非常重要的，而形式简单，内容丰富的检索工具，可以大大缩短查找档案的时间，提高档案的检准率和检全率。一般高校的档案检索工具有：案卷目录、文件级目录、各种专题卡片、文件汇编等等。
近年来，从国家到地方，各级档案管理部门都十分重视档案信息资源的开发利用工作，出台了相应的工作要求和技术规范。高校档案管理工作也不能例外，高校档案管理工作者就一定要认识到高校档案信息资源建设的重要性，切实做好高校档案信息资料的收集，整理开发利用工作。只有更新理念，变被动为主动的服务态度，从根本上提高自身的专业素养和计算机技能，脚踏实地做好高校档案信息的开发与利用工作。只有硬件、软件都到位才能正真让利用者享受到高校档案信息资源带来的价值。