网络环境下高校档案管理探讨
来源：网络 时间：2022-03-19
中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）07-0019-02
高校档案[1]是指高校在日常教学、科研活动、人员管理、财务、出版物等其他各项职能活动中形成的，对社会和学校具有保存价值的各类文字、声像、图表等各种形式的原始记录。高校档案一方面是学校各职能部门在教学、科研活动、人员管理、党政管理等活动中形成的、保存起来用来查考的文字、声像、图象等各种形式和载体的文件资料；另一方面包括：日常教学、党政管理、科研活动、基本建设、实验器材、出版物、外事活动、财会处理等。
网络环境是指将分布在不同地点上的多个多媒体计算机进行物理上互联，依据特定协议实现互相通信，实现软件、硬件及其网络共享的系统。在20世纪90年代中期，美国建成了档案信息导航系统（简称NAIL），该系统拥有全国各种档案馆藏信息，通过互联网可实现检索所有数据库中的数据以达到数据共享。目前，在美国档案信息总网站，可检索到约200多个档案馆的数字化档案，是真正意义上的一体化无缝网络，美国国内档案信息网络用户可以通过总网站，就可实现检索到国内所有的数字化档案资源，功能是非常强大的。
高校档案管理工作可分为档案的收集、整理、统计、鉴定、保管、利用服务等多个环节。随着高等学校政务公开化、办公自动化和信息数字化校园建设的全面深入发展，高等学校档案最终实现网络化是势在必行的，高校档案管理网络化的发展己成为高校档案管理工作的发展目标。
一、高校档案管理的现状
1.没有统一的标准
如何收藏高校档案文件，收藏何种文件、如何进行高校档案网络化管理等方面，没有遵循统一的国际标准。对于高校档案管理工作来说是网络化管理的一大障碍。
2.数据库建设滞后
绝大多数的高等学校档案馆都建了自己的档案数据库，但档案数据库的现状是数量比较多，容量又比较小，标准化的数据库比较少，不标准数据库又比较多。由于大多数高校数据库基本是自建自用，各高校档馆数字化建设基本都是以本馆为中心的独立进行，导致各校之间缺乏档馆数字化合作。大多数的档馆是基于文件系统，没有形成统一的数据库系统，因而在安全性、完整性和共享性等方面控制较差，共享检索非常的不方便。
3.很多软件不适用于网络管理模式
数据库的很多软件是单机使用的。很多档案管理软件开发的对像是用于单机环境，只是提供档案的自动编目、自动检索等其他辅助管理。档案管理工作人员用这样的软件只能是打印出标准的目录和报表，做不了更多的工作。
4.档案信息服务方式被动
大部分的高校档案网站只提供普通的信息浏览服务和小部分的信息咨询检索服务。检索信息用户也仅仅只能浏览到目录，在高校档案网站上得到的有用的信息量很少，网站上的信息利用效率比较低，高校档案信息服务功能有待进一步提高。
5.网络化水平低
高校网络基础设施建设还较薄弱，这不利于档案资源的共享。高校档案管理工作目前基本上还是各单位、各部门各自一体，各自为政的孤立局面。原因一是大部分高校网络建设经费投入还是不足；二是计算机技术的普及还是较晚的，虽然各高校也引进了先进的计算机等设备，但还是通常用于办公文字处理，而在高校档案信息的加工、存储、开发利用等方面还是处于低效率的手工操作阶段。有的高校目前甚至还没有建立起局域网，网络化程度非常低，导致高校档案的网络化管理非常的薄弱。
6.档案管理工作人员的素质不高
高校档案管理人员的专业知识结构偏向单一，档案专业知识扎实，但对操作使用计算机、复印机、扫描仪、传真机等现代化的办公设备不太熟练，导致很难提高工作效率。高校档案管理人员得不到现代技术业务的综合培训，导致各高校普遍存在现代信息技术人才的不足，高校档案管理队伍整体综合素质不高。
二、网络环境下高校档案管理新目标
1.高校档案数据的完整性、全面性
各类档案数据的表示应该具有多媒体的特性，档案原始材料的载体具有多种保存形式，文字、声像、图片等；数据的处理应现时性，能时随时进行各类数据的预测计算和汇总计算，随时查询、打印输出有关数据；数据资料的安全完整性的保证，大量原始数据和各种表格数据可长期保存在光盘或各种硬盘中，具有较强的安全保护功能；原始数据的输入设计、可靠性应严格把关，要保证原始数据的真实可靠，明确各类用户的操作职责权限；数据的处理要具有自动性和连续性，能使本期数据与上期数据自动接续，保证数据及资料的连续性与完整性。
2.强化高校档案管理的服务意识
高校档案管理工作必须做到三面：面向师生、面向学校、面向社会，高校档案管理工作要服务于教师的教学、学生的就业、学校的发展、社会的需求，从而实现促进学校老师的教学质量不断提高、校企关系联系更加紧密、学生就业更加畅通，这样才能赢得广大教师与学生的支持和欢迎，才能实现高校档案工作者自身价值的最大化。
3.强化各单位间的协调与沟通
要实现高校档案资源的最大共享，实现高校档案资源的最大价值，必须打破目前的高校档案管理工作的僵化封闭现状，促进各单位之间的工作、业务的交流。尤其在当前各单位内部的办公设备逐步现代化、自动化、网络化的现状下，使用现代化的办公设备和网络信息传输技术，积极开展校际联网，更能促进高校档案信息资源的共享，实现高校档案信息资源的传递与交流。
4.重视高等学校软环境的建设 高等学校既要着力改善学校档案场馆硬件设施的条件，优化档案储存方式，提升查阅档案的环境，又要大力实施档案管理人员素质提升工程。可以通过开展各种形式多样的培训教育活动，来提高高校档案管理工作者三个方面的素质：
4.1政治素质。通过专业培训，认真掌握好上级档案行政管理部门的各项业务规定，熟悉党和国家相关档案工作的各项方针、政策、档案工作的相应法律法规。
4.2业务素质。通过专业培训，可以提高高校档案管理方面的专业业务基础理论知识和相关的专业知识，例如信息管理学、文书学、档案管理学、档案保护技术学，通过系统学习，更好掌握档案管理工作各个环节的技能技巧。
4.3现代信息技术素质。要利用现代化高校档案管理手段来提高队伍建设，提高档案管理水平。随着数字化和网络化等现代科学技术的快速发展，高校档案管理必须朝着系统化、数据化和信息化的方向发展，那么就要求高校档案管理工作者必须掌握一定的技能，并能熟练使用各种现代办公设备。
5.实现高校档案管理的科学性和标准性
高校档案管理人员通过使用现代化的高校档案管理系统，可以从繁重的手工劳动中解放出来，提高了档案管理工作的效率。克服了手工操作阶段存在的缺陷，从而推进了高校档案管理工作的科学性和标准性。
6.以创新理念促进高校档案工作的发展
积极破解高校档案管理资金投入不足的难题，有计划、有步骤、适时适度地开放高校档案信息，并通过开展面向社会的有偿服务来盘活高校档案资源的共享，解决经费不足问题，实现高校档案管理工作的良性发展。
三、网络环境下高校档案管理建议
1.高校档案管理模块的建设
加快高校档案管理模块的建设，将高校档案管理模块分为九块，[2]即系统初始化、数据录入、数据查询、数据统计、数据打印、借阅管理、成绩交流、系统维护及帮助。如下图1：
图1：高校档案管理功能模块图
具体操作思路是：将模块系统按功能逐步分层，由上层到下层，逐步分解成一个多层次的具有独立操作功能的若干子模块组成，并一直分解到能够操作程序实现的模块为止。
其优点有： 易于实现、易于调试、易于维护、易于适应系统环境的变化，增加了系统的灵活性和应变性，
2.建立高校档案信息服务中心
高校档案信息服务中心是高等学校与社会沟通的服务机构，是架起高等学校档案信息与社会信息共享的桥梁与纽带。它的主要职责是遵循市场经济规律，对高校档案信息资源进行优化管理，以市场需求为导向，为高等学校的全体师生、社会组织、公民个人提供档案信息共享，提供档案咨询服务、档案管理、档案利用等一系列的专业档案信息服务的专业化机构。具体功能如下：
2.1服务内容。档案信息服务中心的服务内容包括高等学校日常所有活动中产生的具有保存价值的档案信息资源。其中海量的信息收集、存储、处理、分析是对档案信息服务的基础内容。
2.2服务方式。通过界面简单地操作，对各种不同来源以及不同数据库的档案信息，进行高度而有效的检索，为客户直接提供最快、最准的服务。
2.3服务层次。围绕着高等学校的各项目标的实现，参与到高等学校的日常各项工作中，兼具档案整理、处置和提供档案查询、利用、档案保管等功能的高校档案管理机构。它符合高校档案管理的要求和档案事业发展的时代需求，并具有高效、经济的优点。高校档案信息服务中心可以如下图2：
图 2高校档案信息服务中心
在图2 中，简明扼要地表示了档案信息流动的方向：档案信息数据流从高等学校各个职能部门产生，然后进入高等学校档案信息服务中心，并利用现代化的网络功能，达到满足学生、社会公众等各类人群的需求。但是，在高校档案信息服务中心在建立过程中，很可能会存在资金不够的问题。因此，高校档案信息服务中心在建立初期，尽可能的多吸引社会的多元化投资；也可以利用高校多年来在管理档案方面的技术优势，有偿帮助社会上档案信息服务中心的兴建来获取更多的资金来源，形成多方参与，高校为主的投资格局。高校档案信息服务中心在正常运转后，就可以利用其服务所产生的社会和经济效益来支持信息服务中心的长期稳定发展。因此，高校档案信息服务中心将会是网络时代最富有生命力的新型档案管理模式之一。
总之，网络时代的来临对高校档案管理工作提出了新的要求。高等学校必须牢固树立科学发展理念，认真查找自己的不足，发现问题，解决问题，创造性地开展档案管理工作，那么高校档案管理工作才能又好又快发展。